Imate pisarniško organizacijo stresa? Tukaj je 5 preprostih korakov za organizacijo pisarne!

No, ne skrbite; to se zgodi vsem nam. Ko vodite podjetje, je ena največjih pasti, s katero se boste soočili, nered in neorganiziranost v pisarni. Z vodenjem svojega podjetja ste tako zaposleni, da ignorirate potrebo, da bi svojo pisarno uredili in očistili nereda.

Potem, ko vas doleti spoznanje, se lahko naloga zdi tako obsežna in dolgotrajna; ta odpor nastopi. In prav tisto, kar morate storiti, da si poenostavite življenje in olajšate vodenje podjetja, je potisnjeno v drugi plan … spet!

Organizacija je ena od prvih stvari, ki jih mora narediti lastnik podjetja. Pa vendar je to pogosto ena izmed ‘zadnjih’ stvari, ki jih naredijo; in potem je to običajno zaradi nuje in frustracije.

Da bi ohranili zdrav razum in poskrbeli za red v kaosu, je tukaj nekaj preprostih idej, ki vam bodo pomagale urediti pisarno in ukrotiti nered … aka tvoja pisarna!

1. Najprej razčistite svojo mizo.

Naredite ločene kupe sorodnih predmetov in papirjev: npr. potrdil, poročil, pisem itd. Morda boste želeli kupiti nekaj tistih majhnih ‘žičnih ali plastičnih košaric’, v katere boste spravili kupe, iz lokalne pisarne, trgovine Target ali Walmart.

V nasprotnem primeru lahko kupčki padejo ali pa papirje odpihne, če niso obteženi, kar pomeni, da bodo kmalu spet “zmešnjava”.

2. Kakšen je vaš sistem arhiviranja? Ali ga sploh imaš?

Karkoli lahko preprosto in hitro vložite, vložite takoj. Uporabite manila mape, na zavihek napišite ‘splošen opis’ tega, kar je v mapi (tj. potrdila, račune za plačilo, opombe, pisma itd.) in jih prilepite vanjo, namesto da jih položite. Takoj boste opazili izboljšanje prostora okoli sebe.

3. Alternativa manila mapam je uporaba ovojnic ali zaščitnih listov za njihovo organiziranje.

Vedno označite mape, da boste vedeli, kaj je v njih. Ko je to storjeno, jih lahko še bolj razdelate, saj vidite potrebo po več kategorijah.

Na primer, mapa računov za plačilo bi lahko postala mape komunalnih storitev, kreditnih kartic, storitev, otroških stroškov itd. Kategorije bodo postale očitne, ko boste delali z njimi.

Prepričajte se, da ločite svoje osebne papirje od poslovnih papirjev. Veseli boste, da je prišel čas davkov!

4. Polžja pošta!

Najprej ‘odložite smeti’! Razen če ste strižnik kuponov ali vas res zanima določen letak … preprosto vrzite neželeno pošto, ko pride. Prebrskajte svojo pošto, medtem ko stojite blizu smetnjaka. Nato pošto, ki jo želite videti, odložite v »prejeto« na svoji mizi.

Spet uporabite košaro ali posodo neke vrste, da bo vse skupaj. Nato določite čas za pregledovanje pošte čez dan, na primer po produktivnih delovnih urah. Poskrbite, da ga očistite vsaj enkrat na teden.

5. Najemite pomočnika … ali svoje otroke!

Ta preprosta organizacijska metoda vam bo pomagala zadržati in vzdrževati nered, prav tako pa bo olajšala prenos teh nalog na pomočnika. Če nimate pomočnika, razmislite, da bi ga zaposlili tudi za krajši delovni čas.

Ali pa najemite enega od svojih otrok ali drugega družinskega člana! To je odličen način, da dobite poceni storitev in jih začnete učiti organizacijskih veščin. In … morda jih boste lahko uporabili kot davčno olajšavo. (O tem in o tem, kako to nastaviti, se posvetujte s svojim računovodjo.)

Bistvo je naslednje: prej ko popustite in uredite svojo pisarno, tem bolje. Počutili se boste bolje, bili boste učinkovitejši in potrebovali boste manj časa, da boste našli dokumente in informacije, ko jih boste potrebovali. Dlje kot boste čakali, dlje bo trajalo, da se to izvede.

Vhod v natrpano, neurejeno pisarno povzroči stres, saj se na zmedo odzove tudi vaša podzavest. Če dobite občutek, da bi radi pobegnili, ko vstopite v pisarno, se v resnici vaša podzavest upira kaosu … to je občutek stresa, ki teče skozi vaše telo vsakič, ko vstopite v pisarno.

Odpor je zaman! Zagrizite in opravite delo ali najemite nekoga, da to stori namesto vas. Veseli boste, da ste. In to bo še eno opravilo, ki ga lahko prečrtate s seznama!